Espace de partage et de travail collaboratif en ligne

“Agora-Project”

C’est un espace de travail collaboratif en ligne simple à administrer et à utiliser. Il permet à des personnes distantes de travailler efficacement dans un espace convivial et sécurisé.

Cet espace permet également de créer une infinité de groupes de travail. Chaque groupe peut disposer de plusieurs modules que je vous invite à découvrir ci-dessous

Gestionnaire de fichiers

Agenda

Actualités

Gestionnaire de Tâches

Forum

Annuaire de contacts

Utilisateurs de l'espace

Gestionnaire de Favoris

Envoi de newsletters

Messenger

Le site officiel et son forum d'entraide

La documentation PDF

L'application Android

Les utilisateurs

5

Le réseau des médiathèques et bibliothèques

5

La commune de Hédé-Bazouges

Le détail des fonctionnalités :

Gestionnaire de fichiers
Il s’agit d’un module de stockage et de partage de fichiers.
• Les fichiers sont stockés dans une arborescence de dossiers, avec un fonctionnement similaire à l’explorateur de fichier d’un ordinateur.
• Chaque fichier peut être historisé pour conserver d’anciennes versions.
• Plusieurs fichiers de grande taille peuvent être ajoutés en un clic.
• Les images peuvent être affichées via une visionneuse et les vidéos via un lecteur intégré.

Agenda
Chaque espace intègre un agenda partagé et chaque utilisateur possède un agenda personnel.
Des agendas partagés peuvent être créés pour gérer des réservations de salle, de matériel, etc.
• Chaque événement peut être intégré à plusieurs agendas. Exemple : l’événement «réunion» peut être affecté à l’agenda de Mr Smith, Mme Durant et celui de la Salle de réunion.
• Plusieurs agendas peuvent être affichés simultanément, par exemple pour connaître les disponibilités de chacun avant de fixer une réunion.
• Des fichiers peuvent être joints à chaque événement, par exemple pour y ajouter l’ordre du jour d’une réunion.
• Les événements d’un agenda peuvent être importés ou exportés pour être ajoutés dans un agenda externe (au format .ical ).

Actualités
Ce module affiche les dernières actualités à l’attention de votre équipe. Il peut être utilisé à la manière d’un panneau d’affichage. De plus, ce module affiche les éléments en cours (événements et tâches de la semaine / du mois), ainsi que les derniers éléments créés sur votre espace (nouveaux fichiers, messages du forum, nouveaux utilisateurs, etc).
• Les actualités sont mises en page via un éditeur de texte intégré. Il est possible d’y ajouter des vidéos (Dailymotion, YouTube, etc).
• Des fichiers peuvent être joints à chaque actualités. Ainsi, des images ou vidéos mp4 peuvent être directement intégrées à vos actualités.
• La publication des actualités peut être programmée (date de mise en ligne), de même que leur archivage (date de mise hors ligne).

Gestionnaire de Tâches
Cet outil permet la création et le partage de tâches. Il aide ainsi les équipes à s’organiser autour d’un projet commun, segmenté et hiérarchisé dans le temps (cf. timeline).
• Les tâches sont stockées dans une arborescence de dossiers.
• Chaque tâche peut avoir les propriétés suivantes : date de début/fin, priorité, pourcentage d’avancement, personnes responsables, etc.
• Les tâches ayant une date de début/fin sont affichées sur une Timeline. On peut ainsi visualiser rapidement l’avancement et la durée des différentes tâches d’un projet. Cette vue est similaire à un diagramme de Gantt.
• Les tâches sont mises en page via un éditeur de texte intégré.
• Des fichiers peuvent être joints à chaque tâche.

Forum
Le forum est un moyen efficace pour échanger des idées avec votre équipe. Il évite par ailleurs les discutions chaotiques par mails interposés, qui nous font souvent perdre un temps précieux.
• Les messages sont mis en page via un éditeur de texte intégré.
• Des fichiers peuvent être joints à chaque message.
• Les messages peuvent être regroupés par thème.

Annuaire de contacts
Cet outil permet l’archivage et le partage de contacts, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales.
• Les contacts sont stockés dans une arborescence de dossiers.
• Les contacts ayant une adresse peuvent être affichés via une carte Google Maps.
• Les utilisateurs ne sont pas des contacts, mais il est tout de même possible de créer facilement un utilisateur à partir d’une fiche contact.
• Des fichiers peuvent être joints à chaque contact.

Utilisateurs de l’espace
Ce module affiche chaque utilisateur de l’espace, avec le détail de leur profil et leur droit d’accès à l’espace.
• Chaque utilisateur peut envoyer par mail des invitations pour que d’autres personnes viennent rejoindre l’espace. Cette option peut être désactivée depuis le paramétrage de l’espace.
• Les utilisateurs ayant une adresse peuvent être affichés sur une carte Google Maps.
• L’administrateur principal peut afficher tous les utilisateurs et également modifier leurs profil.

Gestionnaire de Favoris
Cet outil permet l’archivage et le partage d’adresses web (favoris). Les adresses que vous consultez
régulièrement sont ainsi accessibles partout et tout le temps.
• Les favoris sont stockés dans une arborescence de dossiers.
• Des fichiers peuvent être joints à chaque favori.

Envoi de newsletters
Cet outil permet d’envoyer des lettres d’information par email, aux membres de votre équipe et aux contacts
de l’annuaire.
• Les newsletters sont mises en page via un éditeur de texte intégré.
• Des fichiers peuvent être joints à chaque newsletter.
• Note : cet outil doit être utilisé modérément pour que les mails n’arrivent pas en spam.

Messenger
Le module de messagerie instantanée est activé dès que vous vous connectez à votre espace. Il est
accessible depuis la barre du menu principal (en haut de page).
• Ce module n’est affiché que si un autre utilisateur de votre espace est connecté au même moment.
• Cet outil permet une discussion instantanée avec deux utilisateurs ou plus.
• Le messenger peut être désactivé pour tout l’espace ou seulement certains utilisateurs.

Moteur de recherche
Il permet une recherche d’éléments sur tout les modules de l’espace. Il est toujours accessible depuis la
barre du menu principal : icône tout en haut à gauche.
• La recherche avancée permet de filtrer les résultats par module, date, etc
• Seuls les éléments qui nous sont accessibles peuvent être recherchés.